Agendamento de Faturas do Contrato

[Menu: Aplicações | Gestão de Contratos | Configurações | Agendamento de Faturas de Contrato]

Introdução

A programação de fatura do contrato é uma definição para a criação do plano de fatura. Após a definição do cronograma de fatura atribuído ao contrato, ele pode gerar e atualizar automaticamente o plano de faturamento.

Um agendamento de fatura de contrato define os seguintes aspectos:

1. Frequência de faturamento.
2. Quando o faturamento ocorre.
3. O período a ser faturado.
4. Qual é a data da fatura para as faturas criadas.

Campos para anotar um novo registro são:

Clicar no botão Novo  e em seguida, preencher:

1. Organização: a organização à qual esse registro se aplica.
2. Ativo: existem dois métodos para tornar registros indisponíveis no sistema: Um é para excluir o registro, o outro é para desativar o registro. Um registro desativado não está disponível para seleção, mas está disponível para relatórios. Há dois motivos para desativação e não exclusão de registros:
   
   
   1. O sistema requer o registro para fins de auditoria.
   2. O registro é referenciado por outros registros. Por exemplo, você não pode excluir um contrato, se houver faturas existentes para ele. Ao desativar o contrato, você evita que ele seja usado em transações futuras.
      
      
3. Nome: um nome descritivo.
4. Descrição: uma definição mais detalhada.

E por último, salvar o registro clicando no botão Salvar 

Em seguida, devemos nos atentar aos outros campos especificados na parte de baixo do cadastro.

Serviços Regulares

Essa configuração é aplicada para criar linhas de plano de fatura em contratos, além da definição do template Fatura.

• Frequência da fatura: a frequência da fatura indica a frequência de geração de fatura para um parceiro de negócios. Duas frequências de faturamento podem ser definidas:
  
  
  • Anual: o processo de faturamento será lançado uma vez por ano.
  • Bianual: o processo de faturamento será lançado duas vezes por ano.
  • Trimestralmente: o processo de faturamento será lançado a cada trimestre.
  • Mensalmente: o processo de faturamento será lançado uma vez por mês.
  • Na assinatura do contrato - renovação: a fatura é criada quando o contrato é assinado e na data de renovação.
    
    
• Usar Período de Exemplo: você pode configurar o período de faturamento definindo um exemplo, em vez de preencher todos os campos de configuração e, em seguida, o sistema criará a configuração necessária que corresponda ao exemplo fornecido. Além disso, quando os campos na seção Serviços regulares são preenchidos, um Período de Exemplo é exibido. Essa é uma maneira rápida e fácil de configurar ou verificar as configurações do cronograma de fatura do contrato (veja abaixo mais detalhes sobre o grupo de campos Período de Exemplo).

• Data de faturamento - data do contrato de uso: se marcada, a data de início do contrato será usada como data de faturamento (ou seja, se o contrato foi assinado em 15/2/2012, o faturamento ocorrerá a cada 15 dias). Não é verificado, um dia de faturamento deve ser definido manualmente.
• Data de faturamento - dia do mês: o dia do mês em que o faturamento ocorre.
• Serviços de fatura - use a data do contrato: se marcada, a data de início do contrato será usada como data de faturamento (ou seja, se o contrato foi assinado em 15/2/2012, o período de faturamento começará no dia 15 a cada mês). Não está marcado, o dia de início do período deve ser definido manualmente.
• Serviços de fatura - dia do mês: o dia do mês em que o período de faturamento é iniciado.
• Serviços de fatura - Período: os períodos de faturamento podem ser definidos como períodos relativos em relação à data de faturamento.
  
  
  • Atual: o período de faturamento começa no mesmo mês em que a data de faturamento (ou seja, se a data de faturamento for 2/25/2013, o período definido a ser faturado também pertencerá a fevereiro).
  • Anterior: o período de faturamento começa no mês anterior à data de faturamento (ou seja, se a data de faturamento for 2/25/2013, o período definido a ser faturado também pertencerá a janeiro).
  • Próximo: o período de faturamento começa no mês seguinte à data de faturamento (ou seja, se a data de faturamento for 2/25/2013, o período definido a ser faturado também pertencerá a março).
• Data da fatura - data do contrato de uso: define a data da fatura a ser atribuída às faturas criadas.
• Data da fatura - dia do mês: o dia do mês definido como data da fatura.
• Data da fatura - Período: a data da fatura pode ser definida como períodos relativos em relação à data de faturamento.
  
  
  • Atual: a data da fatura pertence ao mesmo mês que a data do faturamento (ou seja, se a data do faturamento for 2/25/2013, a data da fatura também será de fevereiro).
  • Anterior: a data da fatura pertencerá ao mês anterior à data do faturamento (ou seja, se a data do faturamento for 2/25/2013, a data da fatura também pertencerá a janeiro).
  • Próximo: a data da fatura pertencerá ao mês seguinte à data do faturamento (ou seja, se a data do faturamento for 2/25/2013, a data da fatura também será marcada para março).
    
    

Período de Exemplo

Para acesso e preenchimento desta parte: o campo “Usar Período de Exemplo” no item: Serviços Regulares acima deve estar como “Y”, ou seja, ‘Marcado’

• Primeiro dia do período: essa data é usada como a data de início de um período, com base na periodicidade e na duração dos contratos, todas as datas inicial e final são calculadas.
• Último dia do período: último dia do período.
• Data de Faturamento: define a Data dentro do período definido pelo Primeiro Dia do Período a partir do qual é possível gerar a fatura relacionada ao período.
• Data da fatura: define a data da fatura quando o período definido pelo primeiro dia do período é faturado.

Opções de mesclagem mensal

Esta opção será mostrada apenas se o item: Serviços Regulares; no campo: Frequência de Fatura for selecionado com a opção: Mensalmente.

Às vezes, uma fatura é criada dentro do período faturado (ou seja, quando o contrato é assinado e a primeira fatura é criada nesse momento). É possível definir opções de mesclagem, que permite mesclar as primeiras faturas com a próxima, ou a última fatura de um contrato com a anterior.

• Mesclar a 2ª fatura para a primeira: se marcado, o plano da fatura que pertence ao segundo mês será mesclado no primeiro mês. Assim, a primeira fatura conterá duas linhas que correspondem aos serviços do primeiro e segundo meses.
• Data de início a partir de (inclusive): se o dia de início do contrato for igual ou maior que este, o sistema mesclará as faturas dos dois primeiros meses na primeira fatura. Exemplo: A data de início do contrato é 10 de janeiro e o campo Início de dia contém 6, neste caso, a primeira fatura de janeiro incluirá duas linhas, uma para janeiro (de 10 a 31) e outra para fevereiro
• Mesclar a última fatura para a anterior: se marcado, o plano da fatura que pertence ao último mês será mesclado no mês anterior. Assim, a última fatura conterá duas linhas que correspondem aos serviços dos penúltimos e últimos meses.
• Dia final até (inclusive): se o dia final do contrato for igual ou menor que este, o sistema mesclará as faturas dos últimos dois meses na penúltima nota fiscal. Exemplo: a data de término do contrato é 3 de janeiro e o campo Ending Day Until contém 5, neste caso, a última fatura gerada incluirá duas linhas, uma para dezembro e outra para janeiro (do 1º para o 3º).

Discriminação dos Serviços.

• O mesmo que serviços regulares: a mesma definição feita para serviços regulares é aplicada a pedidos de vendas.
• Dias de corte: a quantidade de dias ignorados na data de início do período de serviços da fatura.
• Frequência da fatura: duas frequências de faturamento podem ser definidas:
  
  
  • Mensal: o processo de faturamento será lançado uma vez por semana
  • Na assinatura do contrato - renovação: a fatura é criada quando o contrato é assinado e na data de renovação.
    
    
• Data de faturamento - data do contrato de uso: se marcada, a data de início do contrato será usada como data de faturamento (ou seja, se o contrato foi assinado em 15/2/2012, o faturamento ocorrerá a cada 15 dias). Não é verificado, um dia de faturamento deve ser definido manualmente.
• Data de faturamento - dia do mês: o dia do mês em que o faturamento ocorre.
• Data da fatura - data do contrato de uso: define a data da fatura a ser atribuída às faturas criadas.
• Data da fatura - dia do mês: o dia do mês definido como data da fatura.
• Data da fatura - Período: a data da fatura pode ser definida como períodos relativos em relação à data de faturamento.
  
  
  • Atual: a data da fatura pertencerá ao mesmo mês que a data do faturamento (ou seja, se a data do faturamento for 2/25/2013, a data da fatura também pertencerá a fevereiro).
  • Anterior: a data da fatura pertencerá ao mês anterior à data do faturamento (ou seja, se a data do faturamento for 2/25/2013, a data da fatura também pertencerá a janeiro).
  • Próximo: a data da fatura pertencerá ao mês seguinte à data do faturamento (ou seja, se a data do faturamento for 2/25/2013, a data da fatura também será marcada para março).