Introdução.
Os métodos de pagamento representam os meios de pagamento empregados por sua empresa ou por um parceiro de negócios, como:
- Dinheiro
- Cartão de crédito
- PayPal
- Verifica
- Débito Direto
- Ordem Permanente
- Transferência bancária
- Nota pagável
Cada transação de pagamento está associada a um método de pagamento. Um método de pagamento define como uma entrada / saída de pagamento será administrada dentro do Ciclo de Pagamento de contas a receber e contas a pagar, além de como ela será contabilizada .
Os métodos de pagamento estão associados a contas bancárias , para que os pagamentos possam ser registrados em um banco ou caixa.
Os métodos de pagamento que podem ser usados no gerenciamento de contas a pagar e a receber são os atribuídos a uma conta bancária, portanto, se alguma configuração de método de pagamento precisar ser modificada, isso deve ser feito na guia ‘Forma de pagamento’ da conta bancária.
É possível associar vários métodos de pagamento a uma única conta bancária.
Por exemplo, a verificação e os pagamentos eletrônicos podem estar associados a uma única conta financeira, pois cada método de pagamento tem sua própria configuração.
Ciclo de pagamento
Para entender melhor a configuração de um método de pagamento, é necessário entender o fluxo de eventos dentro do ciclo de pagamento:
- Ordem: a ordem de venda ou ordem de compra é usada neste processo de gerenciamento de contas a pagar e a receber, no caso de um adiantamento:
- Fatura: a fatura de compra gera uma dívida para um fornecedor e a fatura de vendas uma declaração de dívida para um cliente.
- Recebimento ou pagamento: o registro da transferência de dinheiro para dentro ou para fora antes que a transação seja confirmada em nossa conta bancária ou caixa.
- Atualização de conta financeira: a adição da transação na conta bancária como um "Depósito" ou como "Retirada", relacionada ao movimento do dinheiro dentro ou fora da nossa conta bancária ou livro de caixa.
- Reconciliação: a confirmação do movimento do dinheiro depois de receber o extrato bancário ou saldo em dinheiro.
- Quando a fatura de venda ou a fatura de compra é reservada, as informações de pagamento podem ser geradas para o pedido a partir da janela ‘Pagamento’ ou da janela Recebimento.
A maneira de criar cada estágio de pagamento no Openbravo é descrita abaixo:
Primeira etapa:
Um "Recibo" pode ser registrado em:
- na janela Fatura de vendas, usando o botão de processo "Adicionar pagamento".
- e na janela Pagamento recebido, usando o botão de processo "Adicionar detalhes".
Um "Pagamento" pode ser registrado em:
- na janela Fatura de compra, usando o botão de processo "Adicionar pagamento".
- e na janela Pagamento recebido, usando o botão de processo "Adicionar detalhes".
Os estágios de pagamento acima podem criar um evento contábil, dependendo da configuração contábil do método de pagamento.
- Se estiver configurado para conta neste estágio, os Recebimentos e Pagamentos podem ser contabilizados na janela Entrada / saída , usando o botão de processo "Post" ou executando o processo de plano de fundo contábil.
Segundo estágio:
Um "Depósito" pode ser registrado em:
- a conta bancária usando o botão de processo "Adicionar transação".
- e na janela Pagamento recebido, usando o botão de processo "Adicionar detalhes" e, em seguida, a ação: "processar pagamento (s) recebido (s) e depósito"
Um "Retirada" pode ser registrado em:
- a conta bancária usando o botão de processo "Adicionar transação".
- e na janela pagamento, usando o botão de processo "Adicionar detalhes" e, em seguida, a ação: "Processar pagamento (s) e retirada"
Os estágios de pagamento acima podem criar um evento contábil, dependendo da configuração contábil do método de pagamento .
- Se estiver configurado para contabilizar neste estágio, os Depósitos e Retiradas podem ser contabilizados na janela Conta bancária usando o botão de processo "Post" ou executando o processo de background accounting.
Terceiro e último estágio:
Uma "Reconciliação" pode ser registrada em:
O estágio de pagamento acima pode criar um evento contábil, dependendo da configuração contábil do método de pagamento .
- Se estiver configurado para conta neste estágio, as reconciliações podem ser contabilizadas na guia Reconciliação da janela Conta financeira usando o botão de processo "Postar" ou executando o processo de plano de fundo contábil.
Status do pagamento
Para entender melhor a configuração do método de pagamento, também é necessário entender o status do pagamento relacionado às etapas do processo.
Durante todo o ciclo de pagamento, o pagamento é definido por um status para que o usuário saiba a última etapa do processo que ocorreu e a etapa seguinte que deve ocorrer.
Na seguinte explicação abaixo, os diferentes estados de pagamento são explicados.
- Aguardando pagamento: Esse status aparece quando um Recibo / Pagamento foi criado na janela Pagamento ou na janela Pagamento , mas não tem detalhes sobre o que será recebido ou pago.
- Aguardando Execução: Este status aparece quando o Recibo / Pagamento foi criado e processado e existe um processo de execução automatizado a ser executado.
Este é um status opcional que será ignorado se:
- o O método de pagamento é manual
- o Ou se o Método de Pagamento for Automático e não estiver definido como "Adiado".
- Pagamento recebido / efetuado: este status aparece quando o recebimento / pagamento foi concluído e processado.
- Depositado / Retirado não compensado: Este status aparece quando o Recibo / Pagamento foi adicionado à tela Conta Financeira , portanto, a transação de Depósito / Levantamento correspondente foi criada na Conta Financeira.
- Pagamento cancelado: Este status aparece quando a reconciliação de depósito / retirada for executada.
Mais detalhadamente, a maneira como esse status de pagamento muda dentro do ciclo de pagamento de contas a pagar e a receber é:
1. O recebimento do dinheiro ou o pagamento do dinheiro, antes que a transação seja confirmada na conta bancária, muda o status do pagamento para:
- Aguardando Execução, se houver um processo de execução configurado no método de pagamento usado para a conta financeira
- Ou pagamento recebido no caso de um recibo do dinheiro em
- Ou Pagamento feito no caso de pagamento de dinheiro.
Se houver um processo de execução configurado na forma de pagamento, a ação extra de executar esse processo altera o status de "Aguardando execução" para "Pagamento recebido" ou "Pagamento efetuado".
2. O depósito do pagamento na conta bancária altera o status do pagamento de "Pagamento recebido" para "Não depositado" e a Retirada do pagamento da conta bancária altera o status do pagamento de "Pagamento efetuado " para "Retirada não liberada".
3. A Compensação ou reconciliação dos pagamentos altera o status de pagamento de "Depositado não Apurado" ou "Retirado Não Apurado" para "Pagamento Apurado"
Guia método do pagamento
A imagem abaixo mostra a janela Método de pagamento. Essa é a janela em que os métodos de pagamento são configurados.
No entanto, as formas de pagamento são atribuídas a contas financeiras, portanto, uma configuração diferente de uma determinada forma de pagamento também pode ser definida na guia ‘método de pagamento’ da janela da conta bancária.
Como consequência disso, o mesmo método de pagamento pode ter diferentes "versões" de configuração, dependendo da conta financeira a que foi atribuído.
É muito importante observar que:
- A configuração de um método de pagamento criado em uma conta financeira substitui a configuração "genérica" desse método de pagamento ao gerenciar pagamentos associados a esse método de pagamento nessa conta financeira.
- Ainda mais, os métodos de pagamento que podem ser usados:
- Ao emitir uma fatura de vendas, por exemplo
- Ou ao atribuir um método de pagamento por padrão a um fornecedor
São aqueles que já estão atribuídos a uma conta financeira.
Em outras palavras, não é possível usar um método de pagamento se ele não estiver atribuído a uma conta financeira.
Por fim, se for necessário revisar o método de pagamento atribuído a um parceiro de negócios, as etapas a seguir para fazer isso são:
- Acesse a conta financeira atribuída a esse parceiro de negócios, se houver
- E, em seguida, para o separador método de pagamento da conta financeira.
A configuração do método de pagamento inclui os recursos abaixo.
- Se vai ser usado para receber pagamentos e / ou efetuar pagamentos
- Se implicar uma execução manual, por exemplo "Dinheiro" ou uma execução automática, por exemplo "Cheque"
- Se vai criar automaticamente o registro da transferência de dinheiro antes que a transação seja confirmada em nossa conta bancária ou caixa.
- Se vai adicionar automaticamente a transação na conta bancária relacionada com o movimento do dinheiro dentro ou fora da nossa conta bancária ou livro caixa.
- Se permitir receber ou efetuar pagamentos em outras moedas que não a moeda da conta bancária
- E finalmente como o pagamento será contabilizado.
- Que é um "recibo" no caso de receber um pagamento
- Isso é um "Pagamento" em caso de pagamento
- Que é um "Depósito" em caso de receber um pagamento
- Que é um "Retirado" em caso de pagamento
Os métodos de pagamento podem ser configurados conforme explicado abaixo em detalhes: