Introdução.
O Gerenciamento de Contas a Pagar e Contas a Receber trata de cobranças de clientes e pagamentos de fornecedores, bem como outros pagamentos não relacionados a faturas, mais a pedidos (pré-pagamentos) ou Itens financeiros.
Configuração
A seguinte configuração precisa ser feita antes de executar o processo:
- Tipos de documentos a pagar e a receber.
- Métodos de pagamento .
- Contas Bancárias.
- Parceiros de negócios para usar os métodos de pagamento configurados acima e as contas bancárias.
Execução
No geral, o processo de negócios de gerenciamento de contas a pagar e contas a receber pode ser dividido nas seguintes etapas:
- A criação dos pedidos e faturas a serem pagas
- A criação de pagamentos não relacionados a pedidos / faturas
- A revisão do status dos pagamentos pendentes
- O recebimento dos pagamentos feitos pelos clientes
- O pagamento das faturas do fornecedor
- O registro das transações na conta bancária
- E a reconciliação das transações da conta bancária
Criação dos pedidos (Faturas a serem pagas)
No processo de compras e vendas, vimos como os pedidos e faturas foram gerados.
Toda vez que uma Ordem de Compra ou Venda é registrada ou uma Fatura de Compra ou Venda é concluída, um Plano de Pagamento é criado para essa Ordem / Fatura.
Um plano de pagamento contém os valores de pagamento esperados para o documento e seu cumprimento. Ao mesmo tempo, a seção Monitor de pagamento da fatura é ativada e permite rastrear o status do pagamento da fatura diretamente na janela da fatura.
Criação de pagamentos não relacionados a pedidos / faturas
No processo de negócio financeiro, de pagamentos e recebimentos não relacionados a faturas ou pedidos é possível efetuar o lançamento de despesas ou receitas.
Um “Pagamento de despesas” utilizando o GL Item (item financeiro) criado no módulo contábil implica:
Trata-se de um pagamento de qualquer outra despesa para um fornecedor, por exemplo, uma multa ou outros tipos de taxa não incluídos em uma fatura.
Esse tipo de pagamento pode ser criado na janela “Pagamento” usando o GL Item (item financeiro), bem como o valor "Pago", conta bancária e data de vencimento.
Um “Recebimento de pagamento” utilizando o GL Item (item financeiro) criado no módulo contábil implica:
É um pagamento de qualquer outra receita recebida de um cliente, por exemplo, uma multa.
Esse tipo de pagamento pode ser criado na janela “Recebimento ” usando o GL Item bem como o valor “Recebido”, conta bancária e data de recebimento.
Estas operações podem ser realizadas acessando diretamente:
Menu: Aplicação/Gestão Financeira/Contas a pagar e receber / Transações
Sendo para Pagamento ou recebimento o caminho do menu será o mesmo.
Antes de criar um novo pagamento ou recebimento será importante se atentar ao preenchimento dos seguintes campos:
- Data de recebimento/Pagamento: selecionar a data de recebimento do pagamento.
- Pago de: selecionar o banco do qual será efetuado o pagamento
- Pago para: (Opcional). Selecionar o parceiro de negócio
E para inserir, clicar no botão [Adicionar Detalhes]
Acessando a tela: tanto para efetuar um recebimento ou pagamento.
- Acessar a aba “GL Items”
- Clicar no botão [Adicionar Novo]
- Clicar na seta e selecionar o item financeiro
Revisão do status dos pagamentos pendentes
Periodicamente, a área financeira analisa o status dos pagamentos pendentes a serem cobrados / a serem pagos, observando:
- No Relatório de Pagamento e filtrando pelo status Aguardando Pagamento, significa que nenhum pagamento foi recebido ou feito contra o pedido ou fatura ainda.
- A caixa de seleção atrasada permite restringir a pesquisa e mostrar apenas pagamentos atrasados.
- Tipo de pagamento exibe contas a receber, contas a pagar ou ambos.
- Além das janelas Faturas de compra e venda na exibição em grade, você pode pesquisar faturas em aberto definindo o campo “Pagamento completo” como Não.
Recebimento dos pagamentos do cliente
Quando um pagamento é recebido, a área financeira pode registrá-lo de diferentes maneiras:
- Na janela Pagamento, selecionando o faturamento de vendas e / ou pedidos é recebido contra.
Nota. Muitas empresas não desejam conceder crédito a clientes específicos e, portanto, podem ter um prazo de pagamento que exija pagamento de um pedido. Na verdade, isso é um pagamento antecipado de uma fatura. Posteriormente, quando uma fatura é criada a partir de um pedido que já possui um pagamento recebido, a fatura herda automaticamente o pagamento recebido do pedido.
- Usando o botão [Adicionar pagamento] diretamente na fatura de vendas correspondente. Pode ser quando o usuário recebeu um único pagamento para uma fatura específica e prefere procurar essa fatura para alocar o pagamento a ela.
Também é possível automatizar o recebimento de um pagamento após a conclusão de uma fatura de vendas através da configuração do ‘método de pagamento’
Se o Pagamento não acontecer no prazo:
- A data esperada do ‘plano de pagamento’ pode ser modificada, evitando que a dívida seja vencida.
- O montante devido do ‘plano de pagamento’ pode ser:
- o Dividido em dois ou mais montantes devidos em uma data posterior esperada.
- o Ou agrupados em apenas um valor devido em uma data posterior esperada.
O saldo pendente de um cliente pode ser total ou parcialmente baixado.
Pagamento das faturas do fornecedor
Existem 3 maneiras de pagar contas de fornecedores:
- Usando o processo de ‘proposta de pagamento’. Esse processo suporta o pagamento automático de um grande número de faturas com base nas datas de vencimento das linhas do Plano de pagamento associado às faturas de compra em aberto. A área financeira pode solicitar uma proposta de todas as faturas a serem pagas com base em vários critérios, rever essa proposta e depois fazer o pagamento automaticamente.
- Na janela “Pagamento” , selecionando o faturamento de compra e / ou pedidos é feito contra.
Nota. Muitas empresas não têm crédito estendido a elas e podem, portanto, ser obrigadas a fazer um pagamento contra um pedido de compra. Na verdade, este é um pré - pagamento de uma fatura de compra. Posteriormente, quando uma fatura é criada a partir de um pedido que já possui um pagamento efetuado, a fatura herda automaticamente o pagamento efetuado contra o pedido.
- Usando o botão Adicionar pagamento diretamente na fatura de compra correspondente. Pode ser quando o usuário precisa efetuar um único pagamento para uma fatura específica e prefere procurar essa fatura para alocar o pagamento a ela.
- Também é possível automatizar a realização de um pagamento após a conclusão de uma fatura de compra através da configuração do método de pagamento.
Registro das transações da Conta Bancária
Registros da área financeira como retiradas e depósitos são transações feitas na janela conta bancária / Caixa, pressionando o botão [Adicionar transação] e selecionando os pagamentos recebidos ou efetuados.
Essa etapa do processo também pode ser totalmente automatizada por meio da configuração do ‘método de pagamento’, de modo que os pagamentos sejam automaticamente retirados ou depositados quando forem concluídos.
Conciliação das transações da conta bancária
A área financeira recebe um extrato bancário (um extrato bancário em papel ou eletrônico) e concilia as transações na conta bancária marcadas como Depósitos/Retiradas não compensadas com as transações reais no extrato bancário. Este processo pode ser feito
- Manualmente (um por um reconciliando as transações na conta bancária cadastrada com as linhas do extrato bancário) usando o botão [Reconciliar] da janela Conta Bancária.
- Automaticamente, importando primeiro a declaração e depois a declaração correspondente usando um algoritmo de correspondência.
Além disso, quaisquer transações (recebimentos e pagamentos) mostradas no extrato bancário e não refletidas na Conta bancária e também devem ser inseridas no sistema Openbravo para conciliá-las.
Finalmente, a área financeira imprime os relatórios de conciliação (Detalhes de conciliação, Resumos de conciliações) que explicam qualquer diferença no saldo final mostrado para a conta bancária no Openbravo e o saldo final mostrado no extrato bancário.
Relacionamento com outras áreas
A administração financeira tem uma conexão com outras áreas de aplicação, pois há documentos ou transações nas áreas que podem ser lançadas e, portanto, fazem parte de um diário contábil a ser finalmente gerenciado na área financeira.
- A Administração de Aquisições como Faturas de Compra são lançadas lá e as Remessas de Mercadorias, assim como os Pagamentos do Fornecedor ou a Saída de Pagamentos podem ser postadas lá.
- O gerenciamento de vendas, como faturas de vendas, é lançado lá, e a expedição de mercadorias, bem como os pagamentos de clientes ou pagamentos podem ser postados lá.
- Administração de Estoques como inventário físico é lançado lá.
- A gestão da produção quanto ao processamento das matérias-primas do Esforço de Trabalho são consumidas e postadas no preço de custo, bem como os Produtos fabricados.