Criando Projeto Fases

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Introdução.

Criação e modificação de projetos e tarefas potencialmente exigindo faturamento de vendas.

O projeto fases é usado para gerenciar um projeto, suas fases e tarefas relacionadas e para preencher as faturas de vendas relacionadas. Os seguintes aspectos são monitorados para projetos:

• A síntese de custos: com base na síntese de custos planejada inserida no projeto fases depois que os documentos são criados referenciando o projeto, o custo real pode ser comparado com eles.
• A programação: com base nas datas de início e término planejadas, o andamento do projeto pode ser monitorado.

Criação de projetos com base em projetos pré-configurados.

A seguir estaremos listando as etapas para a correta implementação de um novo projeto no sistema, sem a necessidade de preenchimentos de todos os campos fases/tarefas, pois estas serão utilizadas (clonadas) dos modelos cadastrado no sistema.

Acima criamos o projeto teste, para que possamos demonstrar a funcionalidade de seleção do tipo de projeto, conforme abaixo.

Após preenchimento dos campos obrigatórios para a criação de um novo Projeto: Organização, identificador, Nome e Parceiro de Negócio e salvar o registro. O sistema habilita botões de processo no cabeçalho. Estes botões são responsáveis por:

   - Estabelece o tipo de Projeto

- Quando clicamos neste botão, o sistema mostra um pop-up (abaixo) 
- Para que seja estabelecido o tipo de projeto entre criado no início deste documento.

- Após a seleção do tipo para o projeto, a seleção da data; clicar no botão ‘OK’

Após a confirmação da seleção do tipo de Projeto no pop-up acima, o sistema copia a estrutura toda do projeto selecionado, que foi criado na tela tipo de projeto do item anterior deste documento.
Aqui visualizamos as fases do projeto testes que foram copiadas do projeto testes 000 (criado em tipo de projetos)

Após preenchimento dos campos obrigatórios para a criação de um novo Projeto: Organização, identificador, Nome e Parceiro de Negócio e salvar o registro. O sistema habilita o botão:

Criação de projetos com base em projetos Existente.

 - Copia todas as informações de um projeto já existente.

- Quando clicamos neste botão, o sistema mostra um pop-up (abaixo).
- E clicando no campo ‘Projeto’ o sistema lista os projetos existentes.

- Selecionar o projeto e em seguida; clicar no botão ‘OK’.

Após a confirmação no pop-up acima, o sistema copia todas as informações do projeto selecionado para o projeto que foi criado.

Abaixo visualizamos as fases e tarefas do Projeto “Novo Copiar Informações“ existente na base que tiveram todas as suas informações copiadas do “Projeto Existente 003”.

Fase 001 copiadas com suas devidas tarefas.

Fase 002 copiadas com suas devidas tarefas.

Fase 003 copiadas com suas devidas tarefas.

Alteração do Status do Projeto.

 - Trocar a Situação (status) do Projeto.

- Quando clicamos neste botão, o sistema mostra um pop-up (abaixo).

No campo “Ação a respeito do Projeto” existem duas opções:

• Pedido:
  - Quando selecionado, altera a situação (status) do projeto: de Aberto para Pedido.
  
  
  • Com isso, pedidos de vendas poderão ser gerados. Para isto:
    
    
    • § Ter um produto associado: que poderá ser um serviço.  (Desde que cadastrado corretamente).
    • § Quantidade definida.
    • § Valor unitário.
    • § A fase do projeto deverá estar completa.
      
      

Pedidos de compras também podem ser iniciados quando o projeto estiver status pedido.

Através da funcionalidade apontamento de despesas ou acessando o módulo de compra e criando o documento manualmente.

• Pedido fechado:

- Quando selecionado, altera a situação (status) do projeto de pedido para Pedido Fechado

Neste status o projeto não possibilita nenhum tipo de edição, criação de pedidos, podendo apenas ser completado para que seja encerrado no sistema.

Encerramento do projeto.

         - Complete

- Este botão indica que o projeto foi concluído (encerrado) continuando a ser listado no sistema, contudo, não permite edição. E sua reativação.

Criando Projetos Fases Manualmente

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Introdução.

Um projeto fases, poderá também ser criado sem necessariamente existir um tipo de projeto para que seja clonadas suas informações.

Podemos criar um projeto fases, inserindo as fases e suas tarefas manualmente para isto deve se:

Clicar no botão novo  em seguida. Preencher os campos abaixo, conforme especificidade necessária para o projeto.

• Organização: organização do projeto.
• Identificador (chave de pesquisa): campo usado para filtrar registros facilmente.
• Nome: nome do projeto. O nome deve ser exclusivo entre projetos de serviços e projetos fases.
• Fase atual: campo para acompanhar manualmente a fase atual do projeto.
• Data de início: data de início do projeto.
• Data final planejada: data final agendada do projeto.
• Data de término real: data de término real do projeto.
• Descrição: campo de nota.
• Representante de vendas: contato de vendas relacionado a este projeto.
• Responsável: gerente de projetos.

Na seção Quantidades:

• Receita de serviços: receita esperada para serviços (consultoria).
• Despesas planejadas: despesas esperadas.
• Custo Fornecido pelos Serviços: custo interno esperado dos serviços (mão de obra x horas x custo).
• Custo terceirizado: custo esperado dos serviços executados por terceiros.
• Custo Total do Serviço: informações preenchidas do Custo Fornecido pelos Serviços + Custo Terceirizado.
• Reinvoiced Expenses: padroniza as despesas planejadas, mas pode ser sobre gravado pelo valor real que será faturado para o parceiro de negócios.
• % De Margem de Serviço Planejada: informações preenchidas com a porcentagem de lucro ou perda nos serviços: (Receita de Serviço - Custo de Serviços Fornecidos - Custo de Terceirização) x 100 / Receita de Serviço.
• Despesas planejadas Margem %: Informações preenchidas com o percentual de lucro ou prejuízo nas despesas: (Despesas totais - Despesas planejadas) x 100 / Despesas Re-injetadas.

Na seção mais informações:

• Parceiro de negócios: o cliente que está sendo cobrado pelo projeto.
• Endereço do parceiro: endereço do parceiro de negócios.
• Usuário / contato: usuário trabalhando para o parceiro de negócios.
• Referência do pedido: número de referência do parceiro de negócios a ser exibido no pedido de venda.
• Método de pagamento: método de pagamento do parceiro de negócios para aparecer no pedido de venda.
• Condições de pagamento: condições de pagamento do parceiro de negócios para aparecer no pedido de venda.
• Lista de preços: lista de preços relacionada ao parceiro de negócios.
• Moeda: moeda relacionada ao parceiro de negócios.
• Estoque: armazém usado para enviar para o parceiro de negócios.
• Botão Definir Tipo de Projeto: para selecionar um tipo de projeto para copiar as fases e tarefas daquele tipo de projeto específico para o projeto fases. Com base nas durações das fases e tarefas no tipo de projeto, a data inicial e a data final no projeto fases são sobrescritas.
• Botão Alterar status do projeto: para alterar o status do projeto. Os status do projeto fases são:
  • o Aberto: status inicial, comparável ao rascunho de status em outros documentos.
  • o Order: status para indicar que as ordens do cliente podem ser geradas.
  • o Ordem fechada: status final do projeto. Quando alterado para esse status, as informações do campo data de termino real são preenchidas automaticamente com a data do sistema. Quando o status do projeto é Ordem fechada, o projeto não pode ser aberto novamente.
• Botão Detalhes da Cópia: as informações da (s) fase (s) do projeto e tarefa (s) do projeto de outro projeto fases são copiadas.

E por último clicar no botão salvar .

Guia - Fase do projeto

Cadastro para definição as fases do projeto quando o mesmo estiver sendo criado do zero e manualmente. 

Após o cadastro do projeto e salvar o registro, deve-se clicar sobre a guia Fase do projeto e: 

Clicar no botão novo  em seguida. Preencher os campos abaixo, para a criação das fases atrelando se necessários um produto que também poderá ser um serviço.

• Número de sequência: numeração das linhas digitadas. Por padrão, 10,20,30, etc.
• Nome: nome da fase.
• Produto: produto ou serviço utilizado para execução desta fase.
• Quantidade: quantidade de produtos utilizados ou serviço realizado pela esta fase.
  
  
  • Nota: Os campos acima são copiados do Tipo de Projeto se a funcionalidade ‘Definir Tipo de Projeto’ for usada.
    
    
• Preço Unitário Líquido: quando preenchido, este é o novo preço unitário que aparecerá para a fase na ordem do cliente, sobrescrevendo assim o preço unitário líquido da lista de preços.
• Data de início: data de início prevista da fase.
• Data final planejada: data final planejada da fase.
  
  
  • Nota: A data de início e a data final planejada da fase são calculadas com base na data de início e na duração padrão em dias definidos no tipo de projeto, se a funcionalidade ‘Definir tipo de projeto’ for usada.
    
    
• Data final: data final real a ser preenchida manualmente. Esta data não é preenchida ao selecionar e salvar a caixa de seleção Fase Concluída.
• Caixa de seleção de fase completa: para definir a fase para concluir. Para definir a fase como Fase Completa, não é obrigatório que as tarefas relacionadas a essa fase sejam configuradas para serem concluídas primeiro.

Na seção - Mais informações:

• Ordem do cliente: uma vez que a ordem do cliente para a fase foi criada, o número aparece nesse campo.
• Criar ordem de venda a partir do botão Fase doprojeto: para criar um pedido de venda após a conclusão de uma fase. Do pedido de venda, uma fatura de venda é criada para documentar que o cliente deve pagar pelo trabalho executado no projeto.

E por último clicar no botão salvar .

Entretanto, quando o processo  for utilizado, o sistema copiará as “Fases” do tipo de projeto selecionado e nesta parte (Fase do projeto) serão visualizadas.

Guia - Tarefas do projeto

Definição e criação das tarefas para cada fase de projeto, estas informações podem ser criadas através do processo “Estabelecer o Tipo de Projeto”, entretanto também poderão ser inseridas manualmente.

Os seguintes campos são exibidos nesta guia.

Após o cadastro da fase e salvar o registro, deve-se clicar sobre a guia Tarefa do projeto e:

Clicar no botão novo  em seguida. Preencher os campos abaixo, para a criação das fases atrelando se necessários um produto que também poderá ser um serviço.

• Número de sequência: numeração das linhas digitadas. Por padrão, 10,20,30, etc.
• Nome: nome da tarefa.
• Produto: produto ou serviço vendido relacionado a essa tarefa.
• Quantidade: quantidade do produto a ser vendido para a tarefa.
  
  
  • o Nota: os campos acima são copiados do Tipo de Projeto se a funcionalidade Definir Tipo de Projeto for usada.
    
    
• Preço Unitário Líquido: quando preenchido, este é o novo preço unitário que aparecerá para a tarefa na ordem do cliente, sobrescrevendo assim o preço unitário líquido da lista de preços.
• Data de início: data de início prevista.
• Data final planejada: data final planejada.
  
  
  • o Nota: a data de início e a data final planejada da tarefa são calculadas com base na data de início e na duração padrão em dias definidos no tipo de projeto, se a funcionalidade ‘Definir tipo de projeto’ for usada.
    
    
• Data final: data final real a ser preenchida manualmente. Essa data não é preenchida ao selecionar e salvar a caixa de seleção Tarefa Concluída.

Caixa de seleção Tarefa concluída: para definir a tarefa como concluída.

E por último clicar no botão salvar.

Entretanto, quando o processo  for utilizado, o sistema copiará as “Tarefas” do tipo de projeto selecionado e nesta parte serão visualizadas.