Apontamento de Despesas

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Crie uma planilha de tempo ou despesas para enviar despesas do empregado ou faturáveis.

Um Apontamento de Despesas é usada para registrar:

•  Apontamento de tempo.
• Despesas de item.

Com base no apontamento de horas, o custo relacionado aos funcionários atribuídos ao projeto é calculado e pode ser visualizado no relatório Rentabilidade do projeto.

Para despesas de item, o custo que os funcionários fizeram relacionado aos projetos é documentado. Com base nisso, o acompanhamento para reembolsar o custo para o empregado é feito com a criação de uma fatura de compra.

Para os apontamentos de horas e despesas de itens, pode ser indicado se o cliente relacionado ao projeto é faturado para esses custos. O acompanhamento disso é que uma ordem do cliente é criada para criar uma fatura de vendas.

Cabeçalho

Crie e processo um apontamento de despesas
E para criarmos um novo apontamento de despesas, acessamos a tela abaixo

Clicar no botão novo  em seguida. Preencher os campos da tela.

• Organização: organização da despesa.
• Nº do documento: número preenchido do apontamento de despesas.
• Empregado: funcionário que fez a despesa relacionada a um projeto ou gastou tempo em um projeto. É importante observar que os funcionários:
  
  
  • o Precisa ser criado como empregado na janela "Parceiro de negócios".
  • o precisam ser criados como usuários do Openbravo na janela "Usuário".
  • o E, finalmente, empregado e usuário precisam estar relacionados uns com os outros. 
    Esse relacionamento pode ser definido selecionando-se o registro do parceiro de negócios "Empregado" no registro "Usuário" do empregado, conforme mostrado na imagem abaixo.
    
    
• Data do relatório: data para a qual a despesa é entrada.
• Botão Processar Despesas: para executar o processamento da folha.

E por último clicar no botão salvar .

Linhas

Adicione tempo e linhas de despesas regulares a sua planilha. Cada despesa é adicionada a uma linha individual e pode não ser faturada para seus clientes

Após o registro do apontamento de despesa ter seu cabeçalho gerado, as linhas deverão ser inseridas.

E para a inserção de linhas, deve-se:

Clicar no botão novo  em seguida. Preencher os campos abaixo.

• Time Sheet: para indicar se a despesa é para despesas de tempo ou item.
• Produto: produto relacionado à linha de despesas. Conforme visto na seção de configuração, para planilhas de horas, os produtos configurados com o Serviço de Tipo de Produto são exibidos. Para despesas de itens, os produtos configurados com Tipo de despesa de tipo de produto são exibidos.
• Quantidade: quantidade para o produto registrado.
• UOM: unidade de medida do produto.
• Linha No.: numeração da linha. Por padrão 10,20,30, ... etc.
• Valor da Despesa: não visível na folha de tempo. Campo preenchido com a informação da quantidade.
• Valor convertido: não visível na folha de tempo. Quantidade da despesa convertida para a moeda do cliente.
• Moeda: moeda da despesa inserida.
• Caixa de seleção Re-faturando: caixa de seleção para indicar se o cliente (o parceiro de negócios relacionado ao projeto) será faturado para essa despesa.
• Parceiro de negócios: visível apenas quando a caixa de seleção Re-faturando é marcada. O parceiro de negócios que é faturado pela despesa. O valor será preenchido com base nas informações do projeto inseridas.
• Preço unitário líquido: preço relacionado ao produto.
• Data da Despesa: data relacionada com a despesa reportada.
• Projeto: projeto referente a despesa.
• Fase do Projeto: fase do projeto em que a despesa se relaciona
• Tarefa do projeto: tarefa do projeto em que a despesa está relacionada

E por último clicar no botão salvar .

Criar Ordens de Venda de Despesas 

(Menu: Aplicações | Gestão de Projetos e Serviços | Transações| Gerar Pedidos de Venda das Despesas)

Este é um processo que gera automaticamente pedidos de vendas por cliente para todas as despesas pendentes a serem faturadas. Para que o processo crie a ordem do cliente com as informações corretas, o cliente precisa ser configurado com a guia [Cliente] na tela ‘Parceiro de negócios’ preenchida. 
Este processo está integrado ao módulo de gerenciamento de vendas:

• Todos os pedidos de vendas gerados podem ser verificados e modificados através desse módulo.
• O processo de fatura pode ser executado posteriormente.
• Há uma caixa de seleção ‘Concluir e processar’ ordens de venda automaticamente para indicar se as ordens do cliente devem ser criadas no estado reservado ou não. 

E para um novo processamento de pedido de venda das despesas alocados para o projeto deve-se:

Clicar no botão novo  em seguida. Preencher os campos abaixo.

• Cliente: selecionar o cliente (parceiro de negócio).
• Organização: selecionar uma organização.
• A partir de: selecionar a data inicial que deseja que o sistema verifique a existência de despesas alocadas para o projeto.
• Até: data final que deseja que o sistema verifique a existência de despesas alocados para o projeto.

E por último clicar no botão salvar .

Criar Faturas de Despesas (reembolsos)

(Menu: Aplicações | Gestão de Projetos e Serviços | Transações| Pagamento de Reembolso de Despesa)

Um processo que gera automaticamente faturas de compras para Contas a Pagar com base em todas as despesas a serem reembolsadas ao funcionário. As faturas de compra separadas serão geradas para cada projeto. Para que o processo seja concluído com êxito, o funcionário precisa ter a guia [fornecedor] no parceiro de negócios preenchidas, incluindo as seguintes informações:

• Uma lista de preços de compra.
• O método de pagamento do pedido.
• Termos de pagamento do pedido.
• A conta financeira do pedido.

Esse processo é diretamente integrado ao Módulo Gerenciamento de Compras: todas as faturas de compra geradas podem ser verificadas e modificadas por meio desse módulo. 

Clicar no botão novo  em seguida. Preencher os campos abaixo.

• Empregado: selecionar o empregado (parceiro de negócio).
• A partir de: selecionar a data inicial que deseja que o sistema verifique a existência de despesas alocadas para o recurso empregado do projeto.
• Até: selecionar a data final que deseja que o sistema verifique a existência de despesas alocadas para o recurso empregado do projeto.
• Data faturada: data de abertura da fatura de compra.
• Botão:  - executa o processamento da fatura.

E por último clicar no botão salvar .