Processo de Faturamento de Contrato

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Faturamento de contrato.

O faturamento do contrato pode ser iniciado na janela do processo de faturamento do contrato.

Antes de iniciar o processo de fatura, algum filtro pode ser aplicado na janela:

1. Parceiro de negócios: lance faturamento apenas para um parceiro de negócios.
2. Organização: lance faturamento apenas para uma única organização.
3. Contrato: lance faturamento apenas para um único contrato.
4. Produto: Faturamento de lançamento apenas para um único produto.

Deixar os filtros em branco iniciará o faturamento, incluindo todos os contratos ativos no sistema.

Além disso, uma descrição pode ser adicionada. Esta descrição será incluída em todas as faturas geradas pelo processo (ou seja, “fevereiro de 2013”).

Definir o período a ser faturado: todas as linhas do plano de faturamento com uma data de faturamento dentro do período definido serão incluídas no processo de faturamento.

Marque as seguintes caixas de seleção:

1. Atual (Current): está marcado por padrão. Inclui ordens de venda vencidas ou serviços contratados no período atual (independentemente do período de tempo selecionado).
2. Anterior (Previus): inclui ordens de venda vencidas ou serviços contratados anteriores ao período indicado na janela.
3. Do contrato (From contract): inclui linhas de contrato.
4. Do pedido (From order): inclui pedidos de vendas (anteriormente vinculados a contratos).

Após a seleção e inclusão das informações;

Clicar no botão .

Inicie o processo de faturamento e a proposta de fatura é aberta automaticamente em uma nova janela.

Agora, na janela do contrato, essa linha do plano de fatura é exibida como "Totalmente faturada" e a fatura também é exibida na guia Histórico de faturamento.

Faturamento de Ordens de Vendas vinculadas a um Contrato

Além de faturar os serviços e produtos incluídos em um contrato, também é possível criar pedidos de vendas no sistema vinculados a um contrato (ou seja, reservas de salas de reunião, serviços de atendimento, aluguel de instalações por períodos curtos ...). Dependendo da configuração, essas ordens do cliente podem ser faturadas, incluindo-as no faturamento do contrato ou faturadas diretamente do pedido de venda.

A janela Faturas de vendas permite procurar informações sobre todas as faturas de vendas registradas no sistema e criar manualmente novos documentos de fatura. É útil se a execução de algum cenário específico for necessária e não for gerenciada por processos automáticos de geração de faturas, como a criação de faturas de pedidos.

Como incluir ordens de venda a faturar ao faturar um Contrato

Para incluir pedidos de vendas no faturamento do contrato, você deve:

1. Vincular o pedido de venda a um contrato ativo.
2. Os dados de cabeçalho nas ordens de contrato e de venda devem ser os mesmos (para agrupar cabeçalhos de fatura durante o processo). 

Nota! O sistema usa os dados do cabeçalho do contrato como dados padrão para serem usados no cabeçalho da fatura, portanto, se houver valores diferentes entre o contrato e o cabeçalho da ordem do cliente, os itens no cabeçalho do contrato serão usados para criar a fatura agrupada.

Para vincular ordens de vendas e contratos, a guia – Dimensão, o campo projeto precisa ser exibido no formulário de pedido de venda do cliente. A exibição de dimensões contábeis é configurada no nível do cliente:

As ordens do cliente podem ser facilmente vinculadas a contratos usando o campo Contrato no grupo de campos Dimensões no cabeçalho do pedido de venda.

Além disso, os pedidos de vendas vinculados são exibidos na janela do contrato, na guia Histórico de pedidos.

Observe que o pedido acima tem como termo de fatura a opção " Contrato de faturamento" definida. Isso é obrigatório se quisermos que esse pedido seja levado em consideração pelo processo de faturamento do contrato.

Fatura única, incluindo contrato e pedidos

Devido à configuração descrita nas etapas precedentes, o sistema agrupará em uma única fatura uma linha do plano de faturas e todos os pedidos no sistema com faturamento pendente.

Ao iniciar o processo de faturamento do contrato, todos os pedidos de vendas não faturados no período podem ser incluídos no processo de faturamento. Basta marcar a caixa de seleção "De pedidos" na janela Processo de faturamento do contrato.

As propostas de fatura agrupam as cobranças desse período tanto do contrato quanto das ordens:

Para converter propostas de fatura em faturas de vendas, selecione a proposta de fatura e clique em Criar faturas. Verifique no contrato como a nova fatura está vinculada no Histórico de faturamento e também como o status do pedido agora é "Totalmente faturado".

Criando Faturas de vendas a partir de ordens de venda (não vinculadas a contrato)

As faturas do cliente podem ser registradas, reservadas e gerenciadas na seção de cabeçalho da janela de fatura de vendas.

O cabeçalho lista os principais termos e condições relacionados à nota fiscal de venda que serão usados no cabeçalho de sua cópia impressa e também no processo de cobrança.

Na maioria dos casos, o campo principal (e o único) necessário para criar um novo documento de fatura de vendas é o campo Parceiro de negócios. Todos os outros campos serão pré-preenchidos automaticamente com base no parceiro de negócios selecionado.

Alguns outros campos a serem observados são:

1. Documento de transação padronizado como "AR Invoice" ou tipo de documento de fatura de venda que pode ser alterado manualmente para "AR Credit Memo" ou "Reversed Sales Invoice".
   1. Os tipos de documento "Nota de crédito AR" e "Nota fiscal de vendas revertida" podem ser considerados faturas de vendas a crédito. A diferença entre eles é que:
      
      
      1. O tipo "AR Credit Memo" deve conter uma "Quantidade faturada"> 0 ou "line Net Montantes" > 0.
      2. E o tipo "Fatura de venda revertida" deve conter uma "Quantidade faturada" < 0 ou "valores líquidos de linha" < 0.
      3. Data da fatura: a data em que a fatura é emitida. É usado para calcular quando o pagamento da fatura é devido. Padronizado para a data atual.

1. Data contábil: data a ser utilizada no registro de lançamento da fatura de vendas para o livro razão geral. Padrão para o campo Data da Fatura.
2. Método de pagamento: indica como uma fatura deve ser paga. Padronizado de acordo com a guia cliente da janela Parceiro de negócio.
3. Condições de pagamento: define quando uma fatura de venda precisa ser paga. Padronizado de acordo com a guia cliente da janela parceiro de negócios.
4. Ordem do cliente: referência a um pedido que está sendo faturado. Se a fatura de vendas incluir produtos de vários pedidos de venda, o campo ficará vazio (a capacidade de rastreamento ainda está presente no nível de linhas).

Há três maneiras de inserir linhas na fatura de vendas, duas no cabeçalho da fatura e a última na guia Linhas:

1. Seleção de produtos pendentes para serem pedidos faturados (atendendo aos critérios do Termo da fatura do Pedido de Vendas) usando o botão Criar linhas de. Esta opção pode ser usada várias vezes para agrupar vários pedidos e / ou remessas em uma única fatura. Esta é uma abordagem mais comum.
2. Copiar todos os produtos da fatura selecionada, selecionada no histórico de todas as faturas para diferentes parceiros de negócios usando o botão Copiar Linhas.
3. Manualmente, linha por linha na guia Linhas. Essa opção é usada se o documento subjacente (Ordem de venda ou Remessa) não existir no sistema. O faturamento anterior ocorre.

O botão Concluir conclui a criação do documento da fatura com o cumprimento da guia Plano de pagamento e a seção Monitor de pagamento no cabeçalho. Se houver produtos de lista de materiais não-estocáveis nas linhas e eles não tiverem sido explodidos, o botão Concluir os explodirá automaticamente.

Processo de Background de Faturamento de Contratos

O Openbravo para coworking também inclui a opção de automatizar totalmente o processo de faturamento do contrato.

Este processo não está ativo por padrão, então, para ativá-lo, precisamos solicitar um novo processo no sistema.

O processo de faturamento de contrato faz:

1. Lança Processo de Faturamento de Contrato com base no cronograma definido.
2. As faturas de vendas são criadas e concluídas (sem proposta de fatura).

O processo de faturamento do contrato não faz:

1. As faturas criadas não são enviadas automaticamente por e-mail para os clientes.

Faça o login como função de administração da organização e acesse através do menu: Aplicações | Configuração geral | Agendamento de Processos | Configuração de Processos.

Clique no botão Novo  para a definição do novo processo:

1. Instância: caso sistema não traga preenchido o campo, selecionar a empresa.
2. Organização: selecione uma organização.
3. Processar: faturamento de contrato.
4. Calendário: agendamento.
5. Ativo: Y.
6. Segurança baseada no papel: Y.

Quando o valor “Agendar” é selecionado no campo calendário, o grupo de campos de agendamento é exibido. Configure o agendamento da seguinte maneira:

1. Data de início: hoje (selecione a data em que o processo começará a ser executado)
2. Tempo inicial: selecione uma hora de início.
3. Frequência: 04 – Diariamente.
4. Opção diária: a cada N dias.
5. Intervalo diário: 1.
6. Acabamentos: N.

Por fim, clique no botão  para ativar o processo.

A execução do processo pode ser monitorada usando aplicações | Configuração geral | Agendamento de Processos | Tela Monitoramento de Processos e logado como usuário Admin da organização.

Adicione uma preferência para enviar faturas automaticamente por e-mail

Antes de enviar as faturas por e-mail, você precisará solicitar ao administrador do sistema que configure uma conta de e-mail de saída na janela do cliente.

NOTA: O envio de faturas por e-mail não pode ser anulado, portanto, verifique se o sistema gerará as faturas certas antes de configurar um processo automático.

As seguintes preferências podem ser ativadas para enviar a fatura de vendas por e-mail automaticamente:

1. Faturamento do contrato: Enviar por e - mail: o processo de cobrança em segundo plano enviará automaticamente por e-mail as faturas geradas. Essa preferência funcionará além do processo de plano de fundo Faturamento de contrato, que executa automaticamente o Processo de faturamento de contrato". O uso do processo de faturamento de contrato além dessa preferência automatiza totalmente o processo de faturamento (criação e envio de fatura).
2. Processo manual de faturamento de contrato: Enviar por e - mail: o processo de faturamento manual enviará automaticamente por e-mail as faturas geradas. Essa preferência será executada quando o Processo de Faturamento do Contrato for lançado manualmente.
3. Faturamento do contrato: Anexe PDF à fatura ao enviar e-mail: O arquivo PDF gerado enviado ao parceiro de negócios por e-mail será anexado automaticamente ao registro da fatura do Openbravo (processos em background e manual).